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Dall’Erp monolitico al social Erp

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Dall’Erp monolitico al social Erp

11 Apr 2013

di Duncan Angove, Presidente Infor

Le aziende di successo devono essere in grado di sfruttare le nuove tecnologie e funzionalità non appena vengono presentate sul mercato. Nessuna realtà aziendale può farsi trovare impreparata. La domanda è: quante aziende sono flessibili e colgono queste opportunità considerando che la maggior parte è ostacolata da sistemi IT obsoleti?

Nonostante il termine “Erp” sia stato creato nel 1990 da Gartner, la sua tecnologia si basava su un programma Mrp (Materials requirements planning) scritto negli anni ‘70. I decenni successivi hanno visto una adozione diffusa dell’ERP poiché le aziende riscontravano sostanziali miglioramenti nella produttività di tutti i processi manifatturieri. I miglioramenti erano così rilevanti che all’inizio degli anni 2000 le capacità dell’Erp si sono estese fino all’e-commerce e alla supply chain. Anche se questa crescita risultava sorprendente, lo era solo in teoria, perché la realtà di queste suite “one size fits all” era ben diversa. I sistemi Erp sono stati integrati con numerose funzionalità e il livello di complessità che ne è derivato si è concretizzato in implementazioni che duravano anni e richiedevano investimenti particolarmente onerosi.

Inoltre non erano in grado di soddisfare le specifiche esigenze delle diverse industry. Un’azienda aeronautica non ha le medesime necessità di un’impresa che opera nel settore alimentare. Per raggiungere vantaggio economico le aziende hanno bisogno di sistemi che rispondano  alle esigenze del settore di riferimento almeno all’80-90%. Questa mancanza ha aggravato il livello di complessità poiché molte imprese hanno dovuto apportare ulteriori e costose modifiche per supportare le esigenze aziendali.

Sistemi fortemente personalizzati diventano un ostacolo per le aziende che vogliono aggiornare il proprio software, ma d'altro canto questi update sono necessari per restare al passo con i cambiamenti imposti dal mercato e dalla tecnologia.

Alcune aziende hanno creato delle strutture talmente elaborate da non volerle modificare, poiché upgrade o ulteriori integrazioni potrebbero danneggiare l’intero sistema, comportando conseguenze negative per il business.

Nel business moderno, dove le parole d’ordine sono velocità e agilità, questa situazione non è più ammessa perché pone seri rischi per il business.

Il nuovo gestionale tagliato a misura di settore

Le nuove applicazioni contengono molte delle funzionalità che in passato dovevano essere integrate. Si tratta di un software Erp moderno, molto funzionale, studiato per le specifiche esigenze di settore. Di conseguenza un’azienda alimentare non deve più personalizzare un Erp generico per il settore del food, ma dispone di un’applicazione specifica che gestirà processi quali la variazione delle temperature del forni. Si tratta di un’applicazione out-of-the-box che offre un risparmio in termini di tempo e denaro per l’implementazione.

Disponendo ora di un’architettura loosely-coupled, con applicazioni che generano e trasmettono semplicemente documenti di business Xml, le aziende possono aggiornare i sistemi tutte le volte che lo desiderano, senza interventi rischiosi sul sistema ERP, mantenendo i collegamenti necessari con le altre applicazioni.

Un’architettura loosely-coupled fornisce inoltre una notevole flessibilità quando si adottano soluzioni cloud-based. Per esempio, un produttore manifatturiero può mantenere il proprio Erp e il sistema finanziario on-premise, insieme ad alcune applicazioni nel cloud; oppure sviluppare una piattaforma expense management cloud-based, che non rappresenta il core del sistema, e può essere utilizzata all’occorrenza.

Questo ambiente ibrido fornisce flessibilità e diverse opzioni a seconda delle particolari esigenze dell’azienda. In questo modo un’impresa può aggiornare un’applicazione senza coinvolgere le altre. È anche in grado di aggiornare un’applicazione nel cloud durante le fasi di deployment e di testing e ritornare poi on-premise o mantenere l’applicazione sempre nell’ambiente cloud.

Grazie all’architettura loosely-coupled le applicazioni cloud e on-premise riescono a “comunicare” e a integrarsi facilmente, senza conseguenze sulla user experience che risulta la stessa per l’utente, a prescindere dall’ambiente da cui provengono le informazioni.

Un ulteriore passo avanti: il Social Erp

La forza lavoro di oggi è abituata ad accedere ad applicazioni come Facebook da un dispositivo mobile, un tablet e sperimentare una user experience familiare. Comunica e si connette da qualsiasi luogo e richiede ora la stessa modalità nell’ambiente di lavoro.

Disporre di un’interfaccia intuitiva (Ui) rappresenta un vantaggio competitivo, semplifica le comunicazioni, migliora la navigazione, la user experience e la produttività. Una moderna interfaccia può creare un ambiente di “social business” dove il potere dei moderni social network, dei tool e delle applicazioni di business migliora sensibilmente lo stile di lavoro degli utenti.

Fondamentale è l’utilizzo dei feed da parte degli utenti, che sostituiscono le numerose email. Inoltre poter seguire la propria “attività d’interesse” in un social business network prevede anche la visibilità su ordini di acquisto e vendita, ordini di manutenzione lavori, clienti, fatture, oltre a specifici componenti. Il sistema invia un “alert” all’utente ogni volta che l’attività cambia stato.

Non si tratta semplicemente di una chat che risiede al di fuori dell’applicazione business. Il social business deve essere incorporato nell’applicazione in modo tale che le attività all’interno delle news feed siano derivate direttamente dall’applicazione. Ad esempio, qualsiasi utente che richiede una verifica su una fattura può cliccare sull’oggetto e grazie all’applicazione ERP risolvere il problema in tempo reale.

Quando si condivide un aggiornamento, l’informazione rimane sempre nel contesto. Questo significa che i destinatari conoscono perfettamente l’ambito  in cui questa informazione è stata fornita e possono agire di conseguenza. La sequenza “Follow-Share-Act” definisce questa nuova generazione di Erp, con informazioni e attività che sono seguite dagli utenti, non viceversa, e con dettagli che possono essere condivisi facilmente in azienda, fornendo ai dipendenti la possibilità di operare per raggiungere specifici risultati.

Questi network social business sono “intelligenti” e sono studiati per utilizzare network di persone, applicazioni, macchine e dati esistenti. Il sistema può collegare le persone proattivamente seguendo la logica “you-need-to-know-basis!”. Utilizzando la conoscenza di tutte le connessioni necessarie tra utenti/dipartimenti nel loro specifico ruolo, il sistema può creare un “social graph” per “mappare” qualsiasi realtà aziendale.

L’Erp di nuova generazione può inoltre incrementare e migliorare la collaborazione grazie all’integrazione con il mondo mobile.

Duncan Angove, Presidente Infor

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