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Posta Elettronica Certificata: da obbligo a opportunità di business

Riccardo Cervelli
Riuscire a gestire in modo più automatizzato la Pec permette ai soggetti che la devono utilizzare tutti i giorni in modo massivo di ottenere risparmi e grande produttività. Il caso di Npl, che ha scelto una soluzione in cloud di Openwork, sofisticata ma semplice da usare.

Nel 2009 se ne iniziò a sentire parlare diffusamente: incominciava ad interessare tutti gli iscritti agli albi professionali. Nel 2011 la normativa venne estesa alle imprese costituite in forma societaria. Nel 2013 è stata la volta di tutte le ditte individuali, ai possessori di partita Iva, e alle operazioni connesse a molti procedimenti legali, quali quelli legati ai fallimenti o al recupero crediti. Stiamo parlando dell’obbligatorietà della Posta Elettronica Certificata (PEC), ormai da tutti chiamata semplicemente Pec. Uno strumento per la corrispondenza in modalità telematica che ha lo stesso valore legale e lo stesso modello di funzionamento della cartacea lettera raccomandata con ricevuta di ritorno.

Pier Ugo Cazzoli, Responsabile Organizzazione It di Npl

A oggi la Pec non è ancora usata tutti i giorni dai loro titolari perché non ancora agevole da utilizzare. E il problema è ancora più crtico per chi vi deve ricorrere in continuazione per i propri processi di business quotidiani. È questo il caso di Non Performing Loans (Npl), specializzata nella gestione dei crediti non performing (più comunemente note come “sofferenze”) per conto di primari istituti bancari.

Da una webmail semplice a una sofisticata

“Utilizzavamo la posta elettronica certificata già dal 2012 – spiega a ZeroUno Pier Ugo Cazzoli, Responsabile Organizzazione e It di Npl – attraverso un servizio di webmail di un nostro provider. Con l’entrata in vigore della legge sulla sua obbligatorietà in procedimenti che fanno parte del nostro lavoro quotidiano [gestione delle comunicazioni degli atti ai legali di controparte, presentazione delle domande di ammissione al passivo nelle procedure concorsuali, notifiche dei ricorsi per le dichiarazioni di fallimento ecc. – ndr] abbiamo deciso di avviare una software selection per dotarci di una soluzione che rendesse più agevole la gestione delle comunicazioni Pec ‘da e per’ i nostri gestori, automatizzando il più possibile lo smistamento della posta in entrata e inserendo in un preciso workflow autorizzativo i messaggi in uscita”.

La scelta è caduta su Concerto Pec della barese Openwork. “Concerto Pec – spiega Martin Arborea, Direttore commerciale e co-Fondatore di Openwork – è una soluzione software realizzata su tecnologia openwork e fruibile via cloud su Jamio openwork, la nostra Platform-as-a-Service di Bpm (Business process management) che ci ha permesso di ottenere il riconoscimento quale Cool Vendor in PaaS 2013 da parte di Gartner. Prima dell’entrata in vigore degli ultimi adempimenti normativi relativi alla Pec, avevamo intuito l’esigenza sul mercato di una soluzione sofisticata, ma semplice da usare per gestire flussi massivi di messaggi di posta elettronica certificata. La Pec, per fare un esempio, non ha una funzionalità come la copia conoscenza nascosta, che con la posta elettronica tradizionale permette di inviare lo stesso messaggio a una lista di destinatari invisibili fra loro, indirizzando il messaggio a se stessi e inserendo tutti gli altri nel campo Ccn. Per tutelare la privacy dei singoli riceventi, con una webmail Pec tradizionale la stesso messaggio andrebbe inviato manualmente a ciascun destinatario. Un bel problema se si devono inviare gli stessi atti a qualche decina di migliaia di interlocutori”.

Martin Arborea, Direttore commerciale e co-Fondatore di Openwork

“Ma il vero incubo – aggiunge da parte sua Cazzoli – è gestire i messaggi di risposta. Infatti vanno analizzati uno per uno. Facciamo un esempio: se in un messaggio inviato si comunica la possibilità di scegliere fra diverse alternative, può succedere a seconda dell’opzione indicata si debba attivare un flusso di lavoro diverso. Concerto Pec permette a Npl di applicare su ogni messaggio in arrivo fino a 25mila regole diverse”.

“La definizione e lo sviluppo di questi filtri - continua Cazzoli - ha richiesto una stretta collaborazione fra noi e Openwork. Tuttavia l’implementazione è avvenuta in tempi molto brevi. Tramite la stessa interfaccia riusciamo a gestire due account Pec: uno dedicato alle comunicazioni ‘corporate’ - per esempio quelle con la Banca d’Italia - e l’altro riservato alle operazioni da gestire in ottemperanza agli ultimi aggiornamenti normativi sull’obbligatorietà della Pec. Il software riesce a smistare in automatico, con un ridottissimo margine d’errore, i messaggi in arrivo a oltre venticinque gestori e dirigenti della società. Per quanto riguarda la posta in uscita, i messaggi inviati a nome della società devono essere preventivamente approvati dal direttore generale o da altri tre responsabili di area: le funzionalità di Concerto Pec ci hanno consentito di configurare anche questo workflow”.

Il cloud e i processi mission-critical

 “Con l’implementazione in cloud e l’accesso alle applicazioni tramite web browser – aggiunge infine- Cazzoli - l’impatto sull’infrastuttura It aziendale è stato ridotto al minimo”.

“L’adozione di Concerto Pec – conclude il direttore commerciale di Openwork - può essere anche un modo iniziale per valutare l’investimento in una piattaforma che può poi essere arricchita di nuove soluzioni quali la gestione documentale, il management delle comunicazioni inbound e outbound personali, la fatturazione elettronica e così via. I modelli PaaS e SaaS (Software-as-a-Service) facilitano l’implementazione di soluzioni di Bpm per ogni necessità anche da parte di clienti che non avrebbero la possibilità di svilupparle al loro interno”.

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