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Casi Utente

La modernizzazione dei sistemi business critical passa dall’outsourcing strategico

Nicoletta Boldrini

Un'azienda che sta conquistando i mercati internazionali necessita di un servizio It efficace e disponibile 24x7. Come muoversi se l’infrastruttura risulta poco performante? Il Cio della società, Paolo Daperno, racconta l’esperienza di illy.

illycaffè non ha bisogno di molte presentazioni; il prodotto è conosciuto ormai in tutto il mondo. Quello che forse è meno noto sono i numeri della società: 140 i paesi in cui è presente; 50.000 e oltre gli esercizi pubblici, oltre 700 persone; 305 milioni di euro il fatturato 2010; 56% l’export; 200 i punti ‘Espressamente illy’ nel mondo; 4 certificazioni di qualità e una di sostenibilità; 4 innovazioni radicali frutto della ricerca illy. La prima, del 1934, riguarda la conservazione del caffè all’interno del barattolo. La pressurizzazione con gas inerte “imprigiona” gli aromi, li fissa e li protegge a lungo nel tempo. La seconda, nel 1935, è la illetta, progenitrice delle attuali macchine espresso professionali, che propone per la prima volta la formula dell’espresso ancora oggi utilizzata. La terza è del 1974: l’industrializzazione della cialda in carta che contiene una dose di caffè macinato e pressato al punto giusto per preparare un caffè espresso ovunque, in tutto il mondo. L’innovazione più recente di illy è Iperespresso, una capsula che estrae il caffè in due fasi, iperinfusione ed emulsione.

L’innovazione di illy si misura anche nell’aver creato ben 4 laboratori dedicati alla ricerca. Parliamo di una società che è in forte crescita e che dagli anni ’80 in poi ha continuato a guardare verso nuovi mercati con strategie di espansione e consolidamento. “Una realtà che, sul piano tecnologico, ha nel suo Erp uno dei sistemi nevralgici la cui modernizzazione si è resa necessaria proprio in virtù della crescita ed espansione internazionale”, racconta Paolo Daperno (nella foto), Cio di illy. “In particolare, l’architettura tecnologica esistente legata all’Erp (JD Edwards di Oracle), non risultava più al passo con le esigenze di performance, scalabilità e compatibilità della nuova versione dell’applicazione gestionale”.

Gli elementi da bilanciare: costi e livelli di servizio

“Per rinnovare l’architettura tecnologica in modo adeguato, scalabile e flessibile, soprattutto in grado di reggere il nuovo sistema Erp, abbiamo cercato una soluzione che potesse bilanciare la prudenza negli investimenti con la necessità di innovare”, spiega Daperno, “e la scelta è stata quella di ricorrere all’outsourcing infrastrutturale”.

Il progetto è iniziato nel febbraio del 2011 quando ci si è resi conto dell’inadeguatezza dell’infrastruttura e della sua gestione rispetto alle nuove esigenze di business alle prese con una forte politica di internazionalizzazione “Non tanto per portare illy a crescere come una multinazionale – precisa Daperno – quanto, piuttosto, per creare una ‘Glocal Company’. La necessità di supportare il business internazionale richiedeva servizi It 24x7 perché oltre all’Europa abbiamo abbracciato i mercati del Nord e del Sud America (Brasile in particolare) e quelli asiatici (soprattutto in Cina)”, puntualizza il Cio di illy. “La velocità con cui si è espanso il business ha imposto all’It l’obbligo di strutturarsi di conseguenza”.

“Strutturazione che avrebbe potuto avvenire attraverso due vie: con il proseguimento dell’insourcing, modellando di volta in volta il team; oppure ragionare su soluzioni di outsourcing strategico - osserva Daperno - . Abbiamo optato per la seconda via per una serie di motivi: il 2011 era l’anno in cui molti componenti del parco hardware sarebbero arrivati alla fine del loro ciclo di vita e avremmo quindi dovuto aggiornare le infrastrutture con investimenti non banali; i rischi di inefficienze sui servizi It erogati al business iniziavano a essere onerosi dato che l’infrastruttura era monitorata e gestita quotidianamente dalle 7.30 alle 21, per altro non sempre con le competenze adeguate e troppo legata agli skill e alle abitudini del team; il sistema Erp doveva essere aggiornato e l’infrastruttura sottostante risultava non sufficientemente performante per supportare la nuova release”.

La scelta non è stata semplice, ci tiene a sottolineare Daperno: “Perché non si riduce tutto a staccare la spina dei miei sistemi e agganciarmi a quelli di qualcun altro fuori dal mio data center. Abbiamo inizialmente dovuto capire i costi dell’outsourcing che non sono solo quelli del servizio che poi si pagherà al provider, ma anche tutti quelli legati alla migrazione, per poterli confrontare con la strategia di insourcing seguita fino ad allora”.  

Una volta valutati i costi, a “preoccupare” Daperno erano i livelli di servizio. “Sul livello del servizio che il dipartimento It eroga ad illy si misura l’efficienza e l’efficacia del business – sottolinea il Cio -. Se una o più delle componenti impattanti sul mio servizio provengono dall’esterno, è chiaro che devo avere un’attenzione particolare a tali componenti e capire bene qual è il livello minimo di servizio offerto dal provider sotto il quale non posso permettermi di andare e sul quale si gioca la scelta dell’outsourcing o meno”.

La selezione tecnologica

“Posso certamente dire che oggi molti provider sono di valore sia sul piano dell’efficienza sia dell’efficacia – afferma Daperno – anche perché il rischio di disservizio è condiviso: rappresenta un danno per entrambi, sia per l’azienda che usufruisce dell’outsourcing sia per il provider che lo eroga. Nel nostro caso il progetto era complesso, articolato e con requisiti stringenti, seguito in prima linea da Engineering [l’outsoucer al quale illy si è rivolta ndr] non certo senza difficoltà”.

Nello specifico, la soluzione proposta da Engineering è stata un completo rinnovamento dell’infrastruttura che ha visto anche l’implementazione di un nuovo database Oracle e il passaggio da sistemi hardware legacy a un ambiente misto con piattaforme Intel e Unix/Aix (si tratta di una infrastruttura interamente dedicata ad illy su precisa richiesta dell’azienda).

Un’operazione che, accompagnata dall’amministrazione di JD Edwards, sta consentendo ad illy di effettuare l’upgrade alla realease 9.0 con una più efficace focalizzazione sui processi di business.

Engineering ha affiancato illy per tutto il progetto di migrazione e ora fornisce il servizio di gestione dell’infrastruttura erogato nativamente in Business Continuity sfruttando i due data center di Torino e Pont Saint Martin, con collegamento dedicato in fibra ottica ad altissima velocità.

Scelta strategica per fini di business

“Oggi Engineering ha il compito di supportare sul piano infrastrutturale le nostre evoluzioni - sottolinea Daperno -. Abbiamo recentemente lanciato un nuovo portale per il commercio elettronico e alcune nuove applicazioni che poggiano tutte sui data center di Engineering ma sta a loro monitorarne le performance e l’adeguatezza dei sistemi”.

Sul fronte del business Daperno sottolinea che “Benché non abbia ancora a disposizione dei dati tangibili su cui fare le opportune valutazioni, i ritorni sul piano dell’efficacia sono già riscontrabili”.

“Il costo del progetto di outsourcing in sé è più o meno comparabile a quello che avremmo sostenuto optando per la strategia di insourcing – riflette Daperno – ma i risultati probabilmente sarebbero stati diversi: illy sa fare bene il caffè; Engineering sa fare e gestire bene data center. Le difficoltà non sono mancate – aggiunge il Cio di illy – ma anche qui è tangibile la differenza tra il procedere ‘da soli’ e affidarsi a un provider esperto: nel secondo caso, i problemi si risolvono più velocemente attraverso una più efficace collaborazione”.

Concludendo, Daperno entra nel merito dei risultati di business citando: “Servizi erogati in tutti i Paesi dove siamo presenti con un presidio 24x7 e non più per una fascia oraria giornaliera predefinita; flessibilità e velocità nell’erogazione di nuovi servizi; minori rischi e minori costi (legati alla gestione dei sistemi); nessun impatto negativo dalla dismissione del nostro data center, anzi, i team sono stati riqualificati senza particolari criticità nello sviluppo di progetti business value”.     

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